Vos plannings en règle. Vos soirées libérées.

Tableau de bord du logiciel de planning EHPAD : couverture des effectifs, alertes et taux de conformité en temps réel
Fig. 01 — Tableau de bord : effectifs & conformité en direct.

EHPAD Planning Pro construit, vérifie et ajuste les plannings de votre établissement en respectant le Code du travail. Ce qui prenait des jours se fait en minutes.

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Logiciel de planning EHPAD : grille hebdomadaire de 32 soignants avec vacations colorées, du lundi au dimanche
✓ Repos de 11 h respecté ✓ Maximum 48 h / semaine ⚠ Sous-effectif détecté — secteur Nuit
Fig. A — Grille de planning hebdomadaire, 32 agents, vacations colorées.
  • Conçu pour les EHPAD français
  • Contrôles conformes au Code du travail
  • Données hébergées en France
  • Conforme RGPD

Le constat

Le planning des soignants ne devrait pas être votre deuxième métier.

Dans la plupart des EHPAD, le planning se fait encore sous Excel ou sur papier. Chaque absence déclenche une cascade d'appels, chaque erreur de repos expose l'établissement. Et personne n'a de temps à perdre.

15 à 20 h

par mois passées par un cadre de santé sur la gestion manuelle du planning

11 h

de repos quotidien obligatoire entre deux services — une erreur suffit pour un contentieux

24 h / 24

de présence qualifiée à assurer auprès des résidents, 365 jours par an

Conformité Code du travail, automatique

Chaque affectation est vérifiée avant d'exister.

Onze règles de contrôle sont intégrées au cœur du planning : repos quotidien de 11 heures, plafond de 48 heures hebdomadaires, chevauchements, soldes de congés, habilitations de nuit. À chaque modification, le logiciel vérifie tout, instantanément. Une affectation non conforme est bloquée ou signalée avant d'être enregistrée. Vous pouvez aussi créer vos propres règles, adaptées à votre convention collective.

  • Fini les erreurs de repos légal découvertes trop tard
  • Le risque prud'homal traité à la source, pas au tribunal
  • Des alertes claires : bloquant, avertissement, ou conforme
Contrôles Code du travail du planning EHPAD : 11 règles dont repos de 11 h et plafond 48 h hebdo, 5 bloquantes
Fig. 02 — Moteur de règles : 11 règles, 5 bloquantes, 6 avertissements.

Roulements soignants & IA

Un cycle défini une fois. Un planning généré en un clic.

Définissez vos roulements — 5 jours / 2 jours, Panama 2-2-3, cycles de plusieurs semaines — et affectez-les à vos agents. Le planning se génère pour tout un service, jours fériés inclus ou exclus, secteur par secteur. Et pour aller plus loin, le module de planning annuel assisté par IA propose une année complète, équilibrée entre les agents : nuits, week-ends et fériés répartis équitablement.

  • Des semaines de saisie remplacées par quelques minutes
  • Répartition équitable des nuits et des week-ends, mesurée agent par agent
  • Vous gardez la main : le planning reste en brouillon, invisible des équipes, jusqu'à sa publication
Roulements soignants prêts à l'emploi : Classique EHPAD, Cycle ANAP, Hospitalier Jour/Nuit, Mixte, avec cycles colorés
Fig. 03 — Bibliothèque de roulements, pastilles de cycle colorées.

Remplacements & absences imprévues

Un remplaçant trouvé en secondes, pas en une heure de téléphone.

Un arrêt maladie tombe le matin même ? Le logiciel parcourt votre vivier de remplaçants et ne propose que des candidats réellement mobilisables : qualification compatible, repos légaux respectés, disponibles ce jour-là. Les candidats sont classés par pertinence — préférences, ancienneté, fiabilité. Il ne vous reste qu'à appeler le bon.

  • Chaque suggestion respecte déjà les 11 h de repos et les 48 h hebdo
  • Niveaux d'urgence automatiques : critique, élevé, modéré
  • L'affectation se crée dès que le remplaçant accepte
Fig. 04 — Suggestion de remplaçants, classés par pertinence.

Compteurs CP/RTT, export paie, pilotage

Le planning alimente tout le reste. Automatiquement.

Chaque absence posée met à jour les compteurs CP, RTT et heures complémentaires de l'agent, année par année. En fin de mois, les éléments variables de paie sont calculés et exportés — y compris au format Berger-Levrault SALARI'OR. Le tableau de bord vous montre en temps réel la couverture des effectifs, service par service, secteur par secteur. Et chaque action est tracée dans un journal d'audit complet.

  • Des compteurs justes, sans double saisie ni tableur parallèle
  • Export paie prêt à l'emploi pour votre gestionnaire
  • Traçabilité réglementaire complète : qui a fait quoi, quand
Compteurs de congés EHPAD par agent : soldes CP, RTT, récupération et heures complémentaires, année par année
Tableau de bord EHPAD en vignette : alertes et taux de conformité hebdomadaire
Fig. 05 — Compteurs CP, RTT, récup., heures compl. — et tableau de bord en vignette.

Ce que ça change

Du tableur raturé au planning maîtrisé.

Avant

  • Un fichier Excel par service, trois versions contradictoires
  • Les repos légaux vérifiés à l'œil, quand il reste du temps
  • Les compteurs de congés recalculés à la main chaque trimestre

Après

  • Un seul planning, à jour, accessible à toute l'équipe selon son rôle
  • Chaque affectation contrôlée automatiquement au moment où elle est posée
  • Des compteurs et une paie qui découlent du planning, sans ressaisie
Tableau de bord de couverture des effectifs EHPAD : alertes, taux de conformité hebdomadaire et graphique par jour

Même établissement, mêmes équipes, mêmes contraintes. Ce qui change, c'est le temps que vous y passez — et la certitude d'être en règle.

Et aussi

Tout ce qu'un établissement attend.

Secteurs

Découpez chaque service en secteurs — étages, unités protégées — et suivez la couverture réelle par créneau : matin, après-midi, nuit.

Brouillon, validation, publication

Le planning se prépare en brouillon, invisible des agents, puis se publie service par service quand tout est prêt. Les demandes d'absence suivent un circuit de validation clair : les managers valident, rien ne se perd.

Rapports & exports

Heures travaillées, absences, couverture : des rapports prêts à présenter, et des exports pour transférer vos données entre établissements.

Jules, l'assistant planning

Posez vos questions en français : « Qui est de nuit vendredi ? », « Pose un congé pour Mme Roux ». Jules répond et agit, dans les limites strictes de vos droits.

5 rôles, des droits précis

Direction, cadres, RH, agents : chacun voit et modifie exactement ce que son rôle permet. Un cadre ne gère que ses services.

Journal d'audit

Chaque création, modification et connexion est enregistrée. En cas de contrôle ou de litige, l'historique complet est là.

Questions fréquentes sur le planning en EHPAD.

Comment un logiciel de planning EHPAD garantit-il la conformité au Code du travail ?

EHPAD Planning Pro intègre onze règles de contrôle vérifiées à chaque modification du planning : repos quotidien de 11 heures, plafond de 48 heures hebdomadaires, chevauchements de vacations, soldes de congés, habilitations de nuit. Une affectation non conforme est bloquée ou signalée avant d'être enregistrée. Vous pouvez aussi créer vos propres règles, adaptées à votre convention collective.

Le repos de 11 heures entre deux services est-il vérifié automatiquement ?

Oui. À chaque affectation posée, le logiciel calcule l'intervalle avec les services précédent et suivant de l'agent, y compris pour les postes de nuit à cheval sur deux jours. Si le repos quotidien de 11 heures n'est pas respecté, une alerte apparaît immédiatement — avant l'enregistrement, pas après un contentieux.

Comment gérer un remplacement en urgence dans un EHPAD ?

Lorsqu'un arrêt maladie tombe, le logiciel parcourt votre vivier de remplaçants et ne propose que des candidats réellement mobilisables : qualification compatible, repos légaux respectés, disponibles ce jour-là. Les candidats sont classés par pertinence (préférences, ancienneté, fiabilité) et l'affectation se crée dès que le remplaçant accepte.

Peut-on remplacer un planning Excel par EHPAD Planning Pro ?

Oui, c'est le cas d'usage le plus fréquent. Vous définissez vos roulements (5 jours / 2 jours, cycles de plusieurs semaines…) et le planning se génère pour tout un service en quelques minutes. Fini les fichiers Excel contradictoires : un seul planning à jour, accessible à toute l'équipe selon son rôle, avec des compteurs CP/RTT mis à jour automatiquement et un export paie prêt à l'emploi.

Où sont hébergées les données et le logiciel est-il conforme au RGPD ?

Les données sont hébergées en France et le traitement est conforme au RGPD. Chaque utilisateur (direction, cadres, RH, agents) accède uniquement aux données que son rôle permet, et toutes les actions sont tracées dans un journal d'audit complet.

Les agents voient-ils le planning pendant que je le prépare ?

Non. Le planning se prépare en brouillon, visible uniquement des cadres et de la direction. Quand tout est prêt, vous le publiez service par service, pour la période de votre choix — c'est seulement à ce moment que les agents le voient. Une modification après publication reste elle aussi en brouillon jusqu'à la publication suivante : les équipes ne voient jamais un planning en cours de retouche.

  • Conformité Code du travail & CCN 51/66
  • Conforme RGPD
  • Données hébergées en France
  • Accompagnement à la mise en place

Reprenez la main sur vos plannings.

Une démonstration de 30 minutes, sur vos cas concrets, sans engagement.

Vos données servent uniquement à vous recontacter au sujet de votre demande. Elles ne sont jamais transmises à des tiers. Vous pouvez demander leur suppression à tout moment.